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革命历史档案资料分类标引规则
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作者: 文章来源: 点击数: 309 更新时间:2018/5/12 10:28:45

 DA/T 17.4-1995

 

1主题内容与适用范围

1.1为建立全国革命历史档案资料目录数据库,统一革命历史档案资料分类检索的方法,开展革命历史档案资料信息的交流和报导,充分发挥革命历史档案资料的作用,更好地为社会主义建设服务,特制定本规则。

1.2本规则适用于依据《革命历史档案分类表》进行革命历史档案资料的分类标引。

1.3本规则适用于各级各类档案馆馆藏革命历史档案文件级和革命历史资料篇名级的分类标引,适用于计算机检索系统和组织机检档案资料分类目录。

1.4本规则不适用于对档案资料实体的分类、整理和排架。

2引用标准

GB/T 15418 档案分类标引规则

3名词术语

3.1《革命历史档案分类表》即《中国档案分类法·新民主主义档案分类表》,是按照革命历史档案资料的内容和特点,分门别类组成的科学体系,根据类目之间的相互关系,从大类到小类,逐级划分,按照逻辑系统组成的类目表。用于对革命历史档案资料进行分类标引的工具。

3.2分类号类目的简明编码,标记各级类目的符号,可固定全部类目的先后次序和明确一个类目有分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。

3.3类目是档案分类表的构成单元。在性质上或特征工具有共同属性的档案资料的总称。类目规定了一类档案资料的性质和内容范围,以便区别于其它的档案资料。一个类目一般包括一个档案主题,但有时也包括一个以上的档案主题,形成一个类组。

3.4类目注释对类目的说明,用以明确类目的内容范围、指出类目之间的关系,规定需要使用的特殊分类方法。

3.5分类标引将革命历史档案资料主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程,也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。

4分类标引规则

4.1革命历史标案资料分类标引必须以中国共产党党的各级组织及党领导下的群众团体从事社会实践活动的职能分工为基础,以档案资料内容为依据。分类标引时必须对档案资料进行主题分析,归纳和提炼主要内容,把握所论述的对象,准确地给予分类标识。

4.2革命历史档案资料分类标引时必须正确地理解类目涵议和范围,避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。

4.3革命历史档案资料分类号必须符合专指性的要求,分入最切合档案资料内容的类目,赋予准确的类号。只有当分类表中无恰当的类目时,才能分入范围较大的类目(上位类目)或与档案资料内容最密切相关的类目。类目不应根据文件责任者或其他特征的性质来确定。

4.4革命历史档案资料分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式,根据档案资料的具体内容和用途,选定适当的标引深度,为充分发挥档案资料的作用创造条件。凡档案资料涉及两个或两个以上主题者,除按第一主题或最重要的主题标出最确切的分类号外,必要时可对其他主题也应给予相应的分类号,以使充分揭示主题,为利用者提供更多的检索途径。标引的分类号前后顺序任意,但一般不超过三个分类号。

4.5革命历史档案资料分类标引应保持一致性,凡档案资料内容属于同一主题的都应归入同一个类目中,赋予相同的分类号,始终保持一致,不得随意变动。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归时,无论归入上位类还是密切相关的类目,都应作出记录。

5分类标引工作程序

标引人员在标引工作开始时,应了解《革命历史档案分类表》的编制目的,适用范围、分类原则、体系结构等,深入透彻地掌握其使用方法。

5.1主题分析:标引人员应了解档案资料的中心内容和涉及的主要问题,判明其属性特征,以便正确归类。

进行主题分析的基本方法如下:

5.1.1分析题名:革命历史档案资料的题名一般是责任者对档案资料内容的概括。但有时题名不能准确或直接地反映档案资料的主题内容,所以不能作为分类标引的唯一根据,还应浏览正文。

5.1.2浏览正文:了解标引对象的产生过程、作用和主题内容,重点阅读前言、结论、文内小标题等,确定其主题。

5.1.3当遇到档案资料有不明确的概念等情况时,应给予考证判定后再进行分类标引。

5.1.4分类标引的主题分析,可以结合主题标引的主题分析一起进行。因为《革命历史档案主题词表》中的范畴号就是《革命历史档案分类表》的类目号。一般情况下,只需对革命历史档案资料进行一次性的主题分析,就可同时得到主题标引和分类标引两个结果。

5.2归类:即标引分类号。根据分析题名和浏览正文,确定哪些主题应予以标引,能为利用者提供检索途径,然后查阅《革命历史档案分类表》,找出与其相符的类目,力争准确、一致、适度地标出分类号。

5.3审校:审校是确保标引质量的最后关口。审校内容包括检查验证档案资料的内容是否得到全面的分析,主题概念是否正确、恰当;辨类是否准确,同类档案是否归类一致;标引的类号是否充分、完整、准确、书写是否正确无误,确保分类标引的质量。

6分类表的管理

6.1《革命历史档案分类表》的解释权归全国革命历史档案资料目录中心。

6.2标引人员在使用《革命历史档案分类表》的过程中,发现分类表上无确切类目可归或遇到其它问题时要作记录,可对类目提出增删改意见,报全国革命历史档案资料目录中心,但最终应由全国革命历史档案资料目录中心确定处理方式,个人不得擅自增改。

中华人民共和国国家档案局1996-02-26发布1996-10-01实施

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