2010年11月26日，中国海军万吨级医院船“和平方舟”号结束了88天的海上航行，安全抵达舟山军港。在近3个月的航行中，“和平方舟”号访问了吉布提、肯尼亚、坦桑尼亚、塞舌尔和孟加拉国，先后为海军护航官兵和亚非5国民众进行体检和治疗。在这次不平凡的航行中，海军档案馆第一次派出档案人员随舰艇出海收集档案，保存整理了大量珍贵的文字、音像和实物档案，完整、真实地记录了“和平方舟”号首次执行海外医疗服务任务的全过程。近日，记者就“和平方舟”号档案收集工作对海军档案馆进行了采访。
在海军档案馆，记者看到了此次在“和平方舟”号航行中收集的档案，包括文字、音像、实物等档案，内容十分丰富。其中最珍贵的是此次活动的旗帜1面（有指挥员和医院船100名医生的共同签名）和签名簿4册（有指挥员题词、亚丁湾第六批护航编队指挥员题词及428名官兵的签名）。护航编队签名簿是通过直升机在护航编队与“和平方舟”号之间进行传递的。
为什么海军档案馆会派遣人员随舰艇收集档案呢？海军档案馆馆长陈林荣介绍，近年来，海军档案馆陆续接收了不少海军部队在参加各种重要任务及活动中产生的档案。如海军成立60周年举行的多国海军活动、海军舰艇编队出访、亚丁湾护航、抢险救灾等都产生了许多档案。随着海军任务使命的拓展以及突发事件的发生，还会产生许多此类档案。这些档案都很珍贵，真实地记录和反映了海军重大历史事件及活动，对海军今后的建设和发展都将会有很好的查考和利用价值。这次我们派人员跟随舰艇出海，是想通过这种方式，研究重大任务活动档案产生的规律和特点，是做好“海军重大任务活动”档案收集工作的初步尝试。陈林荣说，海军重大任务活动有一些共同的特点：一是组成单位多、人员多。大部分是由一个单位牵头抽调多个单位、人员参与组成一个临时性任务机构，任务结束后人员、机构也随之撤销。如参加“和谐使命——2010”医疗服务任务的有428名人员，他们来自几十个单位。按现有档案归档方式，同一事件的档案归到不同全宗里，还有可能收集不全或重复收集，对档案收集工作非常不利；二是这些任务活动产生的档案非常丰富多样。除了产生大量的文字档案外，还有大量的照片、声像材料，而且这些档案在数量上要远远超过文字档案的数量。照片和声像档案的收集工作是整个收集工作的重点和难点，但作为“海军重大任务活动”档案，如果缺少了照片及声像档案，就不可能完整、准确、鲜活地记录这段历史。陈林荣告诉记者，基于上述这些特点，此次协调安排档案人员随舰进行档案材料收集有2个好处，一是能通过参与对“海军重大任务活动”所产生的档案摸清底数，为今后的类似档案的收集工作提供依据；二是通过这样的方式，能摸索一些新的收集工作方法和规律，为今后“海军重大任务活动”档案的收集工作总结一些有用的经验。
出海收集档案得到了参加“和谐使命——2010”医疗服务任务同志的大力支持。陈林荣说，开始时，大家都比较陌生，档案收集工作也不容易开展。随着88天的共同工作和生活，档案人员对舰上的人员也越来越熟悉，对一些重点人员展开了档案收集的宣传工作。舰上的官兵对档案工作的态度有了很大的转变，从不了解、不关心到比较支持与配合。政工新闻组国家一级导演姜若瑾和马龙，在这次活动中担任摄影任务，档案馆随舰人员提出要将他们拍摄的照片收集到海军档案馆作为档案长期保存，他们丝毫没有犹豫，毫不保留地将自己拍摄的4700多张照片交给了海军档案馆。
随舰艇出海收集档案与日常的档案收集工作有很多不同，面临的困难与挑战也很多。这次执行“和平方舟”号档案收集任务的秦利武向记者介绍了此次出海收集档案的经历和感受。他说，在舰艇上他不仅是一名档案工作者，还是一名战斗员。他亲身参与舰艇上的工作任务和活动，在档案收集时可以做到有的放矢、心中有数，对产生背景熟悉的档案，可以马上着手进行分类及编写档案说明，避免了过去收集到了档案却无法完成编写档案说明的困扰。在88天的航行中，秦利武拍摄了2000多张照片，撰写了《随舰日记》，补充了档案内容。
海军档案馆此次出海收集档案积累了丰富的经验。在出海前要准备好笔记本电脑、大存储移动硬盘、摄影器材及相关档案收集设备。针对活动的特殊性，有条件地开办了档案方面的知识讲座，为官兵传授一些档案工作基本知识，提高他们的档案意识，使他们自觉地参与到档案材料的收集和积累的工作中去，以保证重大任务活动档案材料的齐全完整。
今后，海军档案馆将专门设立一个重大活动的档案全宗群，把每一次重大活动档案都以专题的形式进行整理，最后放入“重大活动全宗群”中进行整理和管理。这次随“和平方舟”号出海收集到的档案，将成为一个专题，命名为“和平方舟、和谐使命2010医疗船出访”。这次档案收集的实践，为今后重大任务活动的档案收集工作探索出了一条有效的新途径。
（本文照片由海军档案馆提供）
原载于《中国档案报》2011年3月28日 总第2133期 第一版
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