机关党建

最新动态

当前位置：首页 >详细文章

作者： 文章来源： 点击数： 9294 更新时间：2018/5/12 11:16:15

档案与文件

   文件与档案有两个方面的基本关系：

   第一，文件是档案的主要来源，两者有前后相因的关系；档案是有日后查考价值文件的归宿。

   文件和档案都来源于原始记录（源实体）。原始记录形成后有三种归宿：一是原始记录被随记随弃了，如计算的草纸、暂时记事的便条等；二是原始记录形成之后就被收藏起来，转化为档案，以作日后欣赏、查考之用，如笔记、日记等；三是转化为文件，成为人类活动的依据。而这类文件中有日后查考价值的部分将转化为档案。

   由此可见，文件并不是档案的唯一来源，除文件外，部分档案直接来源于原始记录；同时，也不是所有文件都转化为档案，转化为档案的只是文件中价值较高的部分。

   第二，两者具有不同的加工过程和事物属性。文件与档案作为两种具有独立意义的事物，两者具有不同的加工过程和事物属性。

   文件是在原始文稿、设计图纸等的基础上，按照特定的格式套红等，并经过审核、签章、确定密级、确定发放与阅览范围等程序，通过特定的流通渠道，最终得以履行相应的职责。它具有明显的现实属性。

   档案则是在文件和某些未经加工的原始记录的基础上，经过归档、整理形成的。它具有明显的历史属性。

档案与文献

   档案是文献大家庭中的一个重要组成部分，文献一般包括图书、连续性出版物、特种文献等。人们一般把档案划入特种文献，特种文献包括档案、专刊文献、标准文献、学位论文、科技报告、会议文献、政府出版物、产品资料等。

   按照文献内容、性质和加工情况可将文献区分为零次文献、一次文献、二次文献、三次文献，档案与这四者皆有关联。

   第一，某些未经加工整理的档案原件被称为零次文献。所谓零次文献，是指记录在非正规物理载体上的未经任何加工处理的源信息，比如书信、论文手稿、笔记、实验记录、会议记录等，这是一种零星的、分散的和无规则的信息。它具有原始性、新颖性、分散性和非检索性等特征。它们通过收藏而成为档案。

   第二，被正规整理、保存的档案是一次文献。所谓一次文献是人们直接以自己的生产、科研、社会活动等实践经验为依据形成的文献，也常被称为原始文献（或叫一级文献），其所记载的知识、信息比较新颖、具体、详尽。

   第三，由著录、加工而成的档案检索工具、档案介绍等是二次文献。所谓二次文献是对一次文献进行加工整理后产生的一类文献，如书目、题录、简介、文摘等检索工具。

   第四，档案编研成果多为三次文献。所谓三次文献是在一、二次文献的基础上，经过综合分析而编写出来的文献，人们常把这类文献称为“情报研究”的成果，如综述、专题述评、学科年度总结、进展报告、数据手册、档案汇编等。

档案与资料

   在宏观上，资料是指可供参考或作为根据的信息材料，其外延远远大于档案。因此，从宏观概念上讲，资料与档案的关系是包含与被包含的关系，档案是资料中最具依据意义的部分。我们在生活中常常听到有人称档案为资料，主要原因是资料的大概念包括档案。当然，称档案为资料者也包括概念模糊者。

   资料的概念具有很强的相对性和动态性，当它在一个单位内部作为一个与档案相并列的概念时，它常常指从外部搜集来的信息材料，而档案则是指内部形成的本单位的活动记录。如果外来材料直接成为单位内部活动的依据时，它就不再是资料而成为档案了。如企业购买设备的随机文件，在设备安装使用后，直接成为企业生产技术活动的依据，便转化为企业设备档案的一部分。

   从管理角度讲，档案的管理更严格些，其中有的还涉及本单位的机密，执行着集中管理的原则；资料的管理则相对松散些，有的虽集中管理，但一般也不具有机密性，且多数分散保存在各科室甚至个人手中。

档案与图书

   联合国教科文组织对图书的定义是：凡由出版社（商）出版的不包括封面和封底在内49页以上的印刷品，具有特定的书名和著者名，编有国际标准书号，有定价并取得版权保护的出版物称为图书。 图书是以传播知识为目的，用文字或其它信息符号记录于一定形式的材料之上的著作物；图书是人类社会实践的产物，是一种特定的不断发展着的知识传播工具。由此我们可以看出图书与档案的差别：

   第一，图书以传播知识为主要目的；档案以服务人类活动为主要目的。

   第二，图书是作者有意整理、写作完成的，其内容一般是系统完整的；档案是在人类活动中自然产生的，其内容一般是独立、零散、具体的。

   第三，图书是出版物，且一般不少于49页，单一品种的出版数量也较多，保存图书一般是通过购买获得；档案是一定范畴内的保存物，本身的页数随人类活动需要而多少不一，且多数的单件，保存者一般是通过形成者移交获得。

   第四，图书与档案的标识各不相同。图书具有特定的书名和著者名，编有国际标准书号；档案则具有特定的文号、档号等。

   第五，图书和档案在具体管理方法有很大的不同。虽然两者大致上都经过收、管、用三大基本阶段，但具体的管理方法却是处处不同的，档案收集与图书购买不同、档案著录与图书编目不同、档案排架与图书排架不同、档案利用与图书阅览不同等等。

档案与文物

   一般说，文物是指具体的物质性遗存，它的基本特征是：第一，必须是由人类创造的，或者是与人类活动有关的；第二，必须是已经成为历史的过去，不可能再重新创造的；第三，具有明显的实物特征。当代中国根据文物的特征，结合中国保存文物的具体情况，把“文物”一词定义为：人类社会历史发展进程中遗留下来的、由人类创造或者与人类活动有关的一切有价值的物质遗存的总称。由此可知，文物的第一、二种特征与档案相同。它们的区别就在于文物的第三种特征。即：文物是一种物质遗存；档案是一种信息遗存。实物记录是文物的主体，符号记录是档案的主体。

   在当今社会，书面符号记录和实物记录并行发展，并相互渗透。表现在档案和文物上，就是两者往往都有实物和符号两部分，但两部分在档案和文物这两种事物中所居主体地位不同。档案记录包括物质载体和信息载体（书面符号）两个部分，但信息载体（书面符号）是其主体部分；许多文物也包括物质的部分和符号的部分，但物的部分是其主体。

   在实践中，由于部分文物和档案难以区分，如刻字的竹木简、青铜器等，在归属上亦难以取舍。一般采用服从事实原则，即：由文物部门发掘和保存者，即归属国家文物部门；反之，则归属国家档案部门。这一点在《档案法》第十二条中也有所规定。