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档案与文件、文献、资料、图书、文物等相关事物的区别与联系
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作者: 文章来源: 点击数: 281 更新时间:2018/5/12 11:16:15

档案与文件

   文件与档案有两个方面的基本关系:

   第一,文件是档案的主要来源,两者有前后相因的关系;档案是有日后查考价值文件的归宿。

   文件和档案都来源于原始记录(源实体)。原始记录形成后有三种归宿:一是原始记录被随记随弃了,如计算的草纸、暂时记事的便条等;二是原始记录形成之后就被收藏起来,转化为档案,以作日后欣赏、查考之用,如笔记、日记等;三是转化为文件,成为人类活动的依据。而这类文件中有日后查考价值的部分将转化为档案。

   由此可见,文件并不是档案的唯一来源,除文件外,部分档案直接来源于原始记录;同时,也不是所有文件都转化为档案,转化为档案的只是文件中价值较高的部分。

   第二,两者具有不同的加工过程和事物属性。文件与档案作为两种具有独立意义的事物,两者具有不同的加工过程和事物属性。

   文件是在原始文稿、设计图纸等的基础上,按照特定的格式套红等,并经过审核、签章、确定密级、确定发放与阅览范围等程序,通过特定的流通渠道,最终得以履行相应的职责。它具有明显的现实属性。

   档案则是在文件和某些未经加工的原始记录的基础上,经过归档、整理形成的。它具有明显的历史属性。

档案与文献

   档案是文献大家庭中的一个重要组成部分,文献一般包括图书、连续性出版物、特种文献等。人们一般把档案划入特种文献,特种文献包括档案、专刊文献、标准文献、学位论文、科技报告、会议文献、政府出版物、产品资料等。

   按照文献内容、性质和加工情况可将文献区分为零次文献、一次文献、二次文献、三次文献,档案与这四者皆有关联。

   第一,某些未经加工整理的档案原件被称为零次文献。所谓零次文献,是指记录在非正规物理载体上的未经任何加工处理的源信息,比如书信、论文手稿、笔记、实验记录、会议记录等,这是一种零星的、分散的和无规则的信息。它具有原始性、新颖性、分散性和非检索性等特征。它们通过收藏而成为档案。

   第二,被正规整理、保存的档案是一次文献。所谓一次文献是人们直接以自己的生产、科研、社会活动等实践经验为依据形成的文献,也常被称为原始文献(或叫一级文献),其所记载的知识、信息比较新颖、具体、详尽。

   第三,由著录、加工而成的档案检索工具、档案介绍等是二次文献。所谓二次文献是对一次文献进行加工整理后产生的一类文献,如书目、题录、简介、文摘等检索工具。

   第四,档案编研成果多为三次文献。所谓三次文献是在一、二次文献的基础上,经过综合分析而编写出来的文献,人们常把这类文献称为“情报研究”的成果,如综述、专题述评、学科年度总结、进展报告、数据手册、档案汇编等。

档案与资料

   在宏观上,资料是指可供参考或作为根据的信息材料,其外延远远大于档案。因此,从宏观概念上讲,资料与档案的关系是包含与被包含的关系,档案是资料中最具依据意义的部分。我们在生活中常常听到有人称档案为资料,主要原因是资料的大概念包括档案。当然,称档案为资料者也包括概念模糊者。

   资料的概念具有很强的相对性和动态性,当它在一个单位内部作为一个与档案相并列的概念时,它常常指从外部搜集来的信息材料,而档案则是指内部形成的本单位的活动记录。如果外来材料直接成为单位内部活动的依据时,它就不再是资料而成为档案了。如企业购买设备的随机文件,在设备安装使用后,直接成为企业生产技术活动的依据,便转化为企业设备档案的一部分。

   从管理角度讲,档案的管理更严格些,其中有的还涉及本单位的机密,执行着集中管理的原则;资料的管理则相对松散些,有的虽集中管理,但一般也不具有机密性,且多数分散保存在各科室甚至个人手中。

档案与图书

   联合国教科文组织对图书的定义是:凡由出版社(商)出版的不包括封面和封底在内49页以上的印刷品,具有特定的书名和著者名,编有国际标准书号,有定价并取得版权保护的出版物称为图书。 图书是以传播知识为目的,用文字或其它信息符号记录于一定形式的材料之上的著作物;图书是人类社会实践的产物,是一种特定的不断发展着的知识传播工具。由此我们可以看出图书与档案的差别:

   第一,图书以传播知识为主要目的;档案以服务人类活动为主要目的。

   第二,图书是作者有意整理、写作完成的,其内容一般是系统完整的;档案是在人类活动中自然产生的,其内容一般是独立、零散、具体的。

   第三,图书是出版物,且一般不少于49页,单一品种的出版数量也较多,保存图书一般是通过购买获得;档案是一定范畴内的保存物,本身的页数随人类活动需要而多少不一,且多数的单件,保存者一般是通过形成者移交获得。

   第四,图书与档案的标识各不相同。图书具有特定的书名和著者名,编有国际标准书号;档案则具有特定的文号、档号等。

   第五,图书和档案在具体管理方法有很大的不同。虽然两者大致上都经过收、管、用三大基本阶段,但具体的管理方法却是处处不同的,档案收集与图书购买不同、档案著录与图书编目不同、档案排架与图书排架不同、档案利用与图书阅览不同等等。

档案与文物

   一般说,文物是指具体的物质性遗存,它的基本特征是:第一,必须是由人类创造的,或者是与人类活动有关的;第二,必须是已经成为历史的过去,不可能再重新创造的;第三,具有明显的实物特征。当代中国根据文物的特征,结合中国保存文物的具体情况,把“文物”一词定义为:人类社会历史发展进程中遗留下来的、由人类创造或者与人类活动有关的一切有价值的物质遗存的总称。由此可知,文物的第一、二种特征与档案相同。它们的区别就在于文物的第三种特征。即:文物是一种物质遗存;档案是一种信息遗存。实物记录是文物的主体,符号记录是档案的主体。

   在当今社会,书面符号记录和实物记录并行发展,并相互渗透。表现在档案和文物上,就是两者往往都有实物和符号两部分,但两部分在档案和文物这两种事物中所居主体地位不同。档案记录包括物质载体和信息载体(书面符号)两个部分,但信息载体(书面符号)是其主体部分;许多文物也包括物质的部分和符号的部分,但物的部分是其主体。

   在实践中,由于部分文物和档案难以区分,如刻字的竹木简、青铜器等,在归属上亦难以取舍。一般采用服从事实原则,即:由文物部门发掘和保存者,即归属国家文物部门;反之,则归属国家档案部门。这一点在《档案法》第十二条中也有所规定。
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